供方现场审核：记录怎么留、怎么复用
年度第二方审核出发前，上年报告的结论是「基本符合」。两条不符合项没有责任人、期限和关闭证据。到现场后，仍要重新确认模具保养和首件尺寸是否已经整改。审核记录若不能进入供方状态、绩效和下一次检查表，一次出差就只留下一份归档文件。
读这一篇能得到什么
- 审核报告能调出，还不等于不符合项可以复核
- 每条发现要写清对象、事实、等级、证据、责任人和关闭证据
- 记录按供方、物料族、工序挂载，避免一个合格状态覆盖全部物料
- 关闭条件写验证证据；提出人与验证人分离
- JEDP-QMS 管理审核与不符合项，JEDP-SRM 用结论约束状态、绩效和下单
上年结论无法复核
上年报告记载了两条事实：模具保养记录缺失三个月，首件确认没有签字。两条都没有编号、责任人、期限和关闭状态。附件是车间全景和货架照片，不能对应到班次或批次。
采购在共享目录中找到该文件。质量询问两条是否关闭，采购无法从报告中确认。供方说明台账已更换、首件已签字。现场核对后，新台账只记录保养日期，没有保养项目和执行人；首件签字为「已检」，没有尺寸实测值。一条整改不完整，一条只有签署、没有证据。
这个结论依赖当次停线配合。上年记录没有提供可复核的对象。报告能够证明审核曾经实施，不能证明不符合项的当前状态。
发现要能被别处读到
判断记录是否可复用，看这一条发现离开报告之后，准入、绩效、下次审核和下单能否读到它的状态。
- 准入评审能看到该发现是否改变供方状态，而不是只看到「建议列入名录」。
- 绩效评价能看到该发现是否按期关闭，并计入整改分项。
- 下次审核的检查表将该发现列为必查项，并标明待复核。
- 采购下单时能看到严重不符合对新品或批量的约束。
只存在于报告 PDF 中的发现，不能支持上述任一决定。抽一条上年不符合项，若不能说明责任人、当前进度、验证人和关闭日期，记录就还停在归档。
一条发现记哪些字段
字段要能在三个月后复述当时的事实，并指出用什么证据关闭。
| 字段 | 应记录的内容 |
|---|---|
| 对象 | 供方、物料族、工序 |
| 依据 | 标准条款或客户要求 |
| 检查项 | 可判定的具体问题 |
| 发现 | 时间、设备、缺失事实 |
| 判定 | 严重、轻微或观察 |
| 证据 | 批次、记录号、照片编号 |
| 整改 | 责任人、期限、措施 |
| 验证 | 验证人、证据、关闭日 |
「过程控制存在不足」不能指导整改，也不能规定验证方式。「基本符合」把有不符合项和无不符合项写成同一结论，后续状态和绩效无法引用。照片必须带发现编号；只写「现场照片」，半年后无法与该条事实对应。
上年那两条应分别写成：某号设备在明确日期缺少参数记录；首件只有「已检」，没有尺寸值。等级、责任人、期限和验证方式与事实写在同一条上。
按供方、物料和工序挂载
只挂在供方名称下，A 物料稳定、B 物料反复不合格时，档案仍可能是一个「合格」。只挂在物料上，两家供方的尺寸问题和外观问题会混成同一条措施。
记录同时挂供方、物料族和工序。热处理、电镀、喷涂等外包工序与自供工序分开：自供工序的整改对象是该供方，外包工序还要核对其对二级供方的控制。同一供方的注塑和喷涂分开记录，避免一个综合分把反复超差的工序平均掉。客户要求说明二级供方时，工序记录要能回答该工序由谁实施、是否审核过。
抽查一家供应三个以上物料族的供方。若审核记录不能指出问题属于哪个物料族、哪道工序，挂载维度不足。
结论进入四处业务
准入：审核结论提交时带出供方状态变更，可选合格、有条件合格、暂停或取消。审批人、生效时间与报告保存在同一流程中。报告写合格、档案仍为待评，客户审阅时会看到两套结论。
绩效：不符合项关闭时写入一条绩效事件，包括类型、发生日期和是否按期关闭。绩效分数来自这些事件，不另设一套与审核无关的扣分项。同一问题不能在审核和绩效中各扣一次，也不能两次都不计入。
下次审核：生成审核任务时，将该供方未关闭的发现和上次观察项列入检查表，并标明待复核。审核员确认措施是否实施、证据是否指向约定批次。检查表按物料族固定。同一供方连续两次的检查项不一致时，结论变化无法判断是过程变化还是标准变化。
下单：严重不符合在规则生效期间限制新品发放或老品批量。例外须写明审批人、理由、次数和复查期限。没有例外路径时，业务会在系统外继续下单，规则等于没有执行。JEDP-SRM 的供应商状态和红线用于拦住后续下单，不依赖采购口头确认。
审核员不审核本人经手采购的品类。提出不符合项的人员不担任该条的验证人。根本措施至少落实到作业指导、控制计划或检验标准中的一处；只有培训签到、文件未变更的，不作为关闭证据。
关闭要写验证证据
| 等级 | 关闭需提供 |
|---|---|
| 严重不符合 | 连续批次合格与现场复核 |
| 轻微不符合 | 抽检合格与文件变更 |
| 观察项 | 列入下次审核必查 |
| 客户特殊要求 | 按客户规定的验证方式 |
严重不符合的临时措施包括隔离、暂停发货或到货加严，期限在不符合项中写明。关闭不使用「整改完成」作为唯一语句。证据应能对应到批次或班次；设备型号与现场不符的 8D 模板不能作为该供方的验证材料。
JEDP 里审核和供方状态如何分工
第二方审核的计划、执行、不符合项和报告在 JEDP-QMS 的审核评审中管理。来料不合格、审核发现和客户投诉进入同一不符合项与 8D，按供方汇总，避免同一问题在三套台账中各记一次。关闭要求措施实施、有效性验证和文件同步，与 CAPA 的关闭条件一致。
JEDP-SRM 不另建第二套质量台账。准入管理读取审核结论，更新供应商主数据中的状态。绩效管理把按期关闭写入评估。订单协同在供方处于暂停、取消或严重不符合未关闭时拦住下单。质量改善流程承接 8D，与 QMS 使用同一处置和期限，SQE 与采购看到的是同一条记录。
因此，上年那两条不符合项应能在审核任务中再次出现，在供方档案中看到状态，并在采购订单界面受到相应约束。审核本身是取证，供方状态和后续订单使用这些证据。
按这四步落地
- 先把现有报告补成上述字段，确认每条发现都能复述事实和关闭证据。
- 检查表按物料族固定，不按供方临时增删检查项。
- 审核任务自动带入该供方未关闭项，并标明待复核。
- 再把结论接到供方状态、绩效事件和订单约束。只接一处时，其余路径仍可在系统外继续执行。
用上年那家供方演示：
- 输入供方名称，可列出历次审核和未关闭项。
- 打开一条发现，可见批次、记录号或带编号的照片。
- 未关闭项出现在本次检查表，并标明待复核。
- 结论审批后，供方状态变更留有审批记录。
- 关闭不符合项时，绩效中出现对应事件，扣分依据可追溯到该条。
- 严重不符合未关闭时，采购订单被拦截或给出明确限制。
质量与采购尚未明确审核人和验证人时，先把独立性写进审核计划，再启用状态变更。检查表尚未按物料族分开时，先固定检查项，否则历次结论不能比较。这两项未定之前，系统只会把现有报告原样存入，下次审核仍然无法复核。
字段、检查表和状态联动完成后，第二年出发前打开的是未关闭项和关闭证据，而不是一份只有「基本符合」的 PDF。
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常见问题
围绕本篇主题的追问，先看这里；仍有疑问可联系我们
一年要审多少家供方？
按风险安排频次，不按家数平均。频次取决于物料对成品功能的影响、该供方的历史不符合项，以及工序是否外包。考核使用关键供方覆盖率和未关闭项，不以审核家数代替。
现场审核能不能用视频或远程替代？
文件核查、整改复核和已建立记录的年度跟踪可以远程进行。首次审核、新工艺首件，以及重大质量事故后的专项审核需要到现场，核对设备参数、在制品和实际操作。远程不能取得这些证据时，不作为第二方审核的全部依据。
供方不接受现场审核怎么办？
排产冲突属于时间安排。拒绝接受审核，应在准入条件中事先写明：列入合格供方须接受第二方审核。未同意该条件的，不进入合格名录。合格之后再追加审核要求，执行难度会明显提高。
审核员必须是质量的人吗？
审核员须理解该工序，且不审核本人经手采购的品类。采购提供业务范围，质量提供判定，工艺提供过程要求。日常跟单的采购单独出具「严重不符合」时，独立性不足。
已经有 QMS 的不符合项模块，还要单独建审核模块吗？
不另建孤立模块。第二方审核的计划和不符合项放在 JEDP-QMS，与来料不合格、客户投诉按供方汇总，并转入 8D。JEDP-SRM 读取关闭状态，用于供方状态、绩效和订单约束。