供方現場稽核：記錄怎麼留、怎麼複用

上年結論無法複核

上年報告記載了兩條事實：模具保養記錄缺失三個月，首件確認沒有簽字。兩條都沒有編號、責任人、期限和關閉狀態。附件是車間全景和貨架照片，不能對應到班次或批次。

採購在共享目錄中找到該檔案。質量詢問兩條是否關閉，採購無法從報告中確認。供方說明臺賬已更換、首件已簽字。現場核對後，新臺賬只記錄保養日期，沒有保養專案和執行人；首件簽字為「已檢」，沒有尺寸實測值。一條整改不完整，一條只有簽署、沒有證據。

這個結論依賴當次停線配合。上年記錄沒有提供可複核的物件。報告能夠證明稽核曾經實施，不能證明不符合項的當前狀態。

發現要能被別處讀到

判斷記錄是否可複用，看這一條發現離開報告之後，准入、績效、下次稽核和下單能否讀到它的狀態。

• 准入評審能看到該發現是否改變供方狀態，而不是只看到「建議列入名錄」。
• 績效評價能看到該發現是否按期關閉，並計入整改分項。
• 下次稽核的檢查表將該發現列為必查項，並標明待複核。
• 採購下單時能看到嚴重不符合對新品或批次的約束。

只存在於報告 PDF 中的發現，不能支援上述任一決定。抽一條上年不符合項，若不能說明責任人、當前進度、驗證人和關閉日期，記錄就還停在歸檔。

一條發現記哪些欄位

欄位要能在三個月後複述當時的事實，並指出用什麼證據關閉。

「過程控制存在不足」不能指導整改，也不能規定驗證方式。「基本符合」把有不符合項和無不符合項寫成同一結論，後續狀態和績效無法引用。照片必須帶發現編號；只寫「現場照片」，半年後無法與該條事實對應。

上年那兩條應分別寫成：某號裝置在明確日期缺少引數記錄；首件只有「已檢」，沒有尺寸值。等級、責任人、期限和驗證方式與事實寫在同一條上。

按供方、物料和工序掛載

只掛在供方名稱下，A 物料穩定、B 物料反覆不合格時，檔案仍可能是一個「合格」。只掛在物料上，兩家供方的尺寸問題和外觀問題會混成同一條措施。

記錄同時掛供方、物料族和工序。熱處理、電鍍、噴塗等外包工序與自供工序分開：自供工序的整改物件是該供方，外包工序還要核對其對二級供方的控制。同一供方的注塑和噴塗分開記錄，避免一個綜合分把反覆超差的工序平均掉。客戶要求說明二級供方時，工序記錄要能回答該工序由誰實施、是否稽核過。

抽查一家供應三個以上物料族的供方。若稽核記錄不能指出問題屬於哪個物料族、哪道工序，掛載維度不足。

結論進入四處業務

准入：稽核結論提交時帶出供方狀態變更，可選合格、有條件合格、暫停或取消。審批人、生效時間與報告儲存在同一流程中。報告寫合格、檔案仍為待評，客戶審閱時會看到兩套結論。

績效：不符合項關閉時寫入一條績效事件，包括型別、發生日期和是否按期關閉。績效分數來自這些事件，不另設一套與稽核無關的扣分項。同一問題不能在稽核和績效中各扣一次，也不能兩次都不計入。

下次稽核：生成稽核任務時，將該供方未關閉的發現和上次觀察項列入檢查表，並標明待複核。稽核員確認措施是否實施、證據是否指向約定批次。檢查表按物料族固定。同一供方連續兩次的檢查項不一致時，結論變化無法判斷是過程變化還是標準變化。

下單：嚴重不符合在規則生效期間限制新品發放或老品批次。例外須寫明審批人、理由、次數和複查期限。沒有例外路徑時，業務會在系統外繼續下單，規則等於沒有執行。JEDP-SRM 的供應商狀態和紅線用於攔住後續下單，不依賴採購口頭確認。

稽核員不稽核本人經手採購的品類。提出不符合項的人員不擔任該條的驗證人。根本措施至少落實到作業指導、控制計劃或檢驗標準中的一處；只有培訓簽到、檔案未變更的，不作為關閉證據。

關閉要寫驗證證據

嚴重不符合的臨時措施包括隔離、暫停發貨或到貨加嚴，期限在不符合項中寫明。關閉不使用「整改完成」作為唯一語句。證據應能對應到批次或班次；裝置型號與現場不符的 8D 模板不能作為該供方的驗證材料。

JEDP 裡稽核和供方狀態如何分工

第二方稽核的計劃、執行、不符合項和報告在 JEDP-QMS 的稽核評審中管理。來料不合格、稽核發現和客戶投訴進入同一不符合項與 8D，按供方彙總，避免同一問題在三套臺賬中各記一次。關閉要求措施實施、有效性驗證和檔案同步，與 CAPA 的關閉條件一致。

JEDP-SRM 不另建第二套質量臺賬。准入管理讀取稽核結論，更新供應商主資料中的狀態。績效管理把按期關閉寫入評估。訂單協同在供方處於暫停、取消或嚴重不符合未關閉時攔住下單。質量改善流程承接 8D，與 QMS 使用同一處置和期限，SQE 與採購看到的是同一條記錄。

因此，上年那兩條不符合項應能在稽核任務中再次出現，在供方檔案中看到狀態，並在採購訂單介面受到相應約束。稽核本身是取證，供方狀態和後續訂單使用這些證據。

按這四步落地

1. 先把現有報告補成上述欄位，確認每條發現都能複述事實和關閉證據。
2. 檢查表按物料族固定，不按供方臨時增刪檢查項。
3. 稽核任務自動帶入該供方未關閉項，並標明待複核。
4. 再把結論接到供方狀態、績效事件和訂單約束。只接一處時，其餘路徑仍可在系統外繼續執行。

用上年那家供方演示：

1. 輸入供方名稱，可列出歷次稽核和未關閉項。
2. 開啟一條發現，可見批次、記錄號或帶編號的照片。
3. 未關閉項出現在本次檢查表，並標明待複核。
4. 結論審批後，供方狀態變更留有審批記錄。
5. 關閉不符合項時，績效中出現對應事件，扣分依據可追溯到該條。
6. 嚴重不符合未關閉時，採購訂單被攔截或給出明確限制。

質量與採購尚未明確稽核人和驗證人時，先把獨立性寫進審核計劃，再啟用狀態變更。檢查表尚未按物料族分開時，先固定檢查項，否則歷次結論不能比較。這兩項未定之前，系統只會把現有報告原樣存入，下次稽核仍然無法複核。

欄位、檢查表和狀態聯動完成後，第二年出發前開啟的是未關閉項和關閉證據，而不是一份只有「基本符合」的 PDF。

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