一、对账单字段表
| 字段组 | 字段 | 说明 |
|---|
| 表头 | 对账单号、客户、对账期间起止、制单人、制单日期、确认截止日 | 期间须闭合，避免跨期重复 |
| 我方记录 | 发货单号、发货日期、订单号、料号、数量、单价、金额、税额 | 以实际发货与开票记录为准 |
| 客户记录 | 客户收货单号、客户入库日期、客户确认数量、差异说明 | 差异须客户书面标注 |
| 差异明细 | 差异类型（数量 / 单价 / 未收到 / 已退货）、差异金额、责任方、处理方式 | 差异不解决不进入结算 |
| 结算汇总 | 期初应收、本期新增、本期已收、期末应收、逾期金额 | 与财务账核对一致后方可发出 |
| 确认 | 客户签章 / 系统确认、确认日期、确认人 | 线上确认须留操作日志 |
二、对账为什么会对不上：六类高频差异
| # | 差异类型 | 成因 | 规避方式 |
|---|
| 1 | 客户未收到货 | 物流异常或客户入库延迟 | 发货单与回执闭环，物流签收信息回传 |
| 2 | 数量差异 | 运输损耗、分批到货、计量口径不同 | 按批次对账，明确计量单位与公差 |
| 3 | 单价差异 | 客户按旧价或合同价执行 | 订单确认时锁定价格版本并双方确认 |
| 4 | 退货未冲减 | 客户已退货，我方未登记 | 退货流程闭环，退货入库即冲减应收 |
| 5 | 折扣返利未体现 | 年度返利、促销折扣未入账 | 返利规则前置约定，按周期自动计提 |
| 6 | 发票流转延迟 | 已发货未开票或客户未收票 | 开票与发货联动，票据状态可追踪 |
三、回款计划跟踪表
| 字段 | 说明 | 用途 |
|---|
| 客户 / 合同号 | 回款责任到合同 | 明确归属，避免互相推 |
| 应收金额 / 已收金额 / 未收余额 | 按合同维度统计 | 掌握敞口 |
| 约定付款日 | 合同或对账确认的应收日期 | 计算逾期的基准 |
| 承诺付款日 | 客户口头或书面承诺的日期 | 与约定日对比，识别客户信用变化 |
| 实际到账日 | 银行到账日期 | 计算真实回款周期 |
| 逾期天数 | 实际（或当前）− 约定 | 自动分级触发催款动作 |
| 催款动作记录 | 每次沟通的时间、对象、结果、下一步 | 避免同一个客户被不同人重复催或都没催 |
| 责任人 | 销售 / 商务 / 财务 | 考核依据 |
四、逾期分级与催收动作
| 逾期区间 | 风险等级 | 动作 | 责任人 |
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| 到期前 7 天 | 提醒 | 发送到期提醒，确认付款安排 | 商务 |
| 逾期 1–15 天 | 关注 | 电话沟通，记录承诺付款日 | 销售 |
| 逾期 16–30 天 | 预警 | 书面催款函，暂停新订单发货评估 | 销售 + 财务 |
| 逾期 31–60 天 | 严重 | 销售主管介入，高层拜访，信用额度调整 | 销售主管 + 财务 |
| 逾期 60 天以上 | 危机 | 法务评估，停止供货，必要时启动法律程序 | 总经理 + 法务 |
用法：回款管理的核心不是催得凶，而是让「谁在什么时候该做什么」自动触发。逾期天数一旦能自动算，动作就能自动派 —— 这才是系统比 Excel 强的地方。
五、闭环检查
报价 / 订单→发货→对账确认→开票→回款计划→到账核销→信用评估反哺额度
这条链上任何一环断掉，回款都会慢。建议按季度检查每个环节的时效数据：发货到对账几天、对账确认几天、开票几天 —— 瓶颈通常不在最后一步。