物料编码乱，后面全乱：编码规则要怎么定
同一颗 0402、1kΩ 的贴片电阻，账上挂着两个料号。料号不唯一时，库存、采购、追溯和报表会各算各的，而且对不上。
读这一篇能得到什么
- 料号只回答：这是不是同一个可互换的东西
- 供应商、客户、年份、批次、库位不编进料号
- 材质、表面或图纸变到不能互换，必须新号
- 先冻住新增重复，再停用旧号；已过账的单据不改号
- 能不能互换由工程或工艺判定，主数据管理员发号
同一个物料，两个仓库两个名字
盘点那天，仓管拿着两张单子来找 IT。账上 0402、1kΩ 的贴片电阻有两个料号：一个是三年前建的，一个是两年前换供应商时顺手加的。实物分在两个货位，两个号加起来才等于实际数量。
采购按供应商目录里的型号下单，收货时仓管按自己记得的号入库。同一批货有时算 A 号，有时算 B 号。客户投诉要反查用料，只能追到一半，另一半挂在那个没人记得的号上。
建号的时候没人规定：怎样的变化还是这颗电阻，怎样的变化必须另给一个号。没有这条规则，采购、仓库、工程各按手头那张纸建号。第二号就是这样来的。
这颗电阻后面坏在哪
两个号各自看都对。库存要两个号加总才等于实物，单看一个号还会觉得账实相符。采购无法把两家的价放在一个号上比，价差会被当成供应商差异。追溯在料号上断开，少的那一半不会报错，只是查不到。报表把同一颗电阻算成两件，周转天数、呆滞和采购集中度长期偏高，看板上没有报警，因为数字是「多」，不是「错」。
更麻烦的是反过来：一个号下面挂着两种不能替换的东西。库存看着够，发到产线才发现发错，错会走到成品上，到客户那里才暴露。
料号只回答一件事
料号只回答：这是不是同一个可以互换的东西。两颗电阻若封装、阻值、精度相同，换到板上不影响装配和检验，就是一个号。换了一家供应商，本身不是建第二号的理由。
不要写进料号的，是会变的关系和状态：供应商、客户、项目、年份、价格、库存数量、库位、批次。写进去，每变一次就要废一个号。
号的前段可以带大类和中类，让人认得出是原料、半成品还是成品，以及大概哪一类。后面用流水，流水本身没有含义，只保证不重复。流水至少留四到五位。三位用到几百个号，后面就得破例或重编。经常手抄、又要扫码时，可以加一位校验；不是每家都要。
图号与版本、规格、材质、表面处理、计量单位、包装、是否检验、替代关系、货源，记在字段上。字段是用来说明这个号现在是什么。它不能代替「要不要新号」的判断：一旦新旧件不能互换，就要发新号，而不是把新属性写进旧号。
什么时候必须新建料号
日常真正要判的是下一次变更。能互换，沿用原号。不能互换，必须新号。下表按这个标准，不按「变没变过」。
| 这次变了什么 | 料号 | 记在哪里 |
|---|---|---|
| 换供应商，件仍能互换 | 不新建 | 写入货源清单 |
| 两家供的件不能互换 | 新建 | 过程或承认状态不同 |
| 只改变包装换算 | 不新建 | 用单位换算 |
| 两种包装分开库存 | 单独号 | 按包装变体管理 |
| 图纸升版，仍能互换 | 不新建 | 版本和生效日期 |
| 图纸升版，不能互换 | 新建 | 装配或检验已变 |
| 材质或表面处理变了 | 通常新建 | 影响性能或检验 |
| 客户指定了客户料号 | 不新建 | 做客户料号映射 |
同牌号换一家供应商，电阻还是那颗电阻，不建号，把新供应商写进货源。普通冷轧换成镀锌板，检验项已经变了，必须建号。汽车件、医疗器械如果要求区分制造来源，仍用同一个内部料号，在合格供方清单里管控，不要把供应商编进号里。谁判的、依据哪份图纸或变更单、哪天生效，要留下。半年后没人说得清的判定，等于没判。
材质和表面处理既要记在字段上，又常常是建新号的理由。字段描述当前这个号。新旧件已经不能替换时，去发新号，不要把镀锌写进原来的冷轧号。很多系统的历史单据只存料号，打开时再去读现在的物料主数据。字段一改，旧单上的材质会变成今天的值。要保留当时的材质，过账时记在单据上，或留下变更记录。
先堵住新增，再收旧号
先把几百条重复摊到会上，谁也不敢拍板，入口还开着，清完还会长出第三个号。那两颗电阻按这个顺序收：
- 申请入口先做查重。再用规格去建这颗电阻，必须命中已有号，建不出新的。
- 按品类定唯一键。这颗电阻用封装、阻值、精度，不用机加工那种图号。机加工件多用图号、规格、材质、表面处理。全厂不要共用一把键。
- 候选清单交工程和质量看。系统只指出可能重复的号，不代替人下结论。
- 留一个号。优先留已经写进 BOM 的。都写进了或都没有，留用得更广的。还分不出，留建立更早的。
- 另一个号停用，不删除。写下映射到保留号、生效时间、操作人。在用的 BOM 和采购目录改到保留号。已经过账的单据保持原号，投诉那一批仍用当时的号能打开。
- 停用号不能再被新的采购、入库、发料选到。
一个号下面其实是两种东西时，顺序反过来：先把实物和在途分开，分得开再拆 BOM 和单据引用，同样留映射。实物上拆不开，就先不要在系统里拆号。
四个码不要混用
料号回答「是什么」，一个可互换的东西一个号，审批通过后由主数据管理员发放。批次号回答「哪一批」，收货或报工时产生。序列号回答「哪一件」，赋码时产生。库位码回答「放在哪」，由仓库定。
把批次写进料号，每来一批就多一个号。把库位写进料号，移一次库就要改号。一个码会因为位置或批次变了而变，它就不是料号。
谁有权说这是新物料
盘点那天建出第二号的，是换供应商时手头有活的人。采购和仓库用这个号，不判定它算不算新物料。判定归工程或工艺：拿出图纸或变更单，写下结论和生效日期。主数据管理员在审批通过后发号，停用时写下时间和映射。系统在申请时做查重，命中就给出已有号。IT 负责查重和权限可用，不代替工程下结论。
全厂只有一个申请入口。没批完的号，采购单、入库单和 BOM 都不能引用。
在 JEDP 里，物料主数据是一张表单，属性是字段。新建和停用走流程。查重命中时出示已有号。停用之后，旧号在历史单据上还在，新的入库和发料选不到它。映射、停用时间和操作人记在同一笔处理上。用表单、流程和权限配置即可，不必另做一套编码程序。
回到盘点那天
用那两张单子验收，不要看制度文档。
- 用封装、阻值和精度去申请，命中已有料号，给不出第二个号。
- 只增加一家仍能互换的供应商，料号不变。把普通冷轧改成镀锌这种不能互换的变化，必须新建，不能改写原号上的材质字段。
- 打开投诉那一批的入库单，料号仍是当天用的号。当时的材质若要可查，记在单据上或变更记录里，不能只靠今天的物料主数据。
- 查被停用的那个号，能看到映射、停用时间和操作人，新的采购和发料选不到它。
- 申请还没批完，任何单据都不能引用。
- 尚未合并的重复组可以导出，列出是哪几个号。这一组在收口前就应该出现在名单里。
有三件事没定，先不要大规模并号。图纸和 BOM 还在改，今天并完的号明天又要拆。没有人负责发号，下一张采购单仍会生出第三个号。已出货批次上的号是追溯证据，一次重编全部历史，风险大于收益。先冻住新增，再按品类收口。
这一组收完，两张盘点单并成一个数。采购按保留号比价，投诉批次仍用当时的号能打开，报表不用再把两颗电阻手工加回去。
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常见问题
围绕本篇主题的追问，先看这里；仍有疑问可联系我们
料号里要不要带供应商或客户？
不带。供应商和客户料号放在货源清单和映射表里。两家供的件仍能互换，用同一个号。不能互换，才是两个号。
老料号清理时能不能直接删掉？
不能删，只能停用。已过账的单据、检验记录和追溯都挂着原号。停用后写下映射、时间和操作人，新业务选不到它，旧单仍按原号打开。
一物多码能让系统自动合并吗？
系统只能按唯一键列出可能重复的号。能不能并，看互换性，由工程和质量判定。系统不代替人下这个结论。
编码规则定完还能改吗？
规则可以加位、可以收紧，已经发出的号不改。老号按原来的长度继续识别。已出货批次上的号是追溯证据，不要为了规则升级去重编。
料号申请能不能先用 Excel 管着？
可以，但全厂只能有一份表，而且申请时就按唯一键查重。采购一份、仓库一份，就是这两颗电阻两个号的来历。部门一多，再迁到带审批留痕的流程里。